Manual Interno de Funciones de los Trabajadores
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN:
De acuerdo al Art. 152 del Reglamento (DS. 008-2000-MTC) de la Ley 27157 Ley del Régimen de Unidades Inmobiliarias de Propiedad Exclusiva y de Propiedad Común las Funciones de la Administración son las siguientes:
a- Velar por el adecuado manejo de los bienes y servicios comunes, su mantenimiento, limpieza y preservación.
b.- Cobrar las cuotas de los gastos comunes
c.- Cuidar que los pagos de los servicios comunes estén al día
d.- Llevar las cuentas de la administración (ingresos y egresos)
e.- Realizar previo aviso, visitas periódicas a las secciones de propiedad exclusiva, con el objeto verificar que no se realicen acciones contrarias a las establecidas en el reglamento interno o que afecten los servicios comunes
f.- Elaborar y proponer el presupuesto anual de ingresos y gastos ante la Junta de Propietarios para su aprobación.
g.- Llevar los libros de actas al día, asumiendo las funciones del Secretario de la Junta.
h.- Cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Junta de Propietarios y ejercer todas las funciones que la Junta o su reglamento interno le asignen.
Objetivo:
- Velar por el adecuado manejo de los bienes y servicios comunes, su mantenimiento, limpieza y preservación.
- Cumplir y Hacer cumplir los acuerdos de la Junta de Propietarios
- Control de las funciones del personal.
Superior: Administrador
Subordinado: Recepcionistas, Operarios de Limpieza, Jardinero
• Revisar el cuaderno de ocurrencias a fin de estar informado sobre lo ocurrido en la noche anterior o durante su ausencia.
• Revisar las instalaciones de la unidad inmobiliaria, efectúa el inventario diario de luces de emergencias, extintores y mangueras contra incendio, luminarias.
• El supervisor debe de coordinar con el Recepcionista, personal de limpieza que se mantengan los insumos por encima del stock mínimo para que no exista desabastecimiento.
• Mantener un buena comunicación con los propietarios
• Responsable de la capacitación del personal
• Responsable de hacer respetar el reglamento interno.
• Verifica y supervisa labores de mantenimiento de equipos
• Recibir y archivar toda la documentación dirigida a la unidad
• Elabora las liquidaciones diarias de los pagos realizados por los propietarios, con los sustentos entregados para canjearlos por el recibo original debidamente cancelado.
• Mensualmente tomará las medidas del consumo de agua de cada propietario
• Efectuar la cobranza a los residentes.
• Verificar los depósitos realizados por cuotas ordinarias, extraordinarias, agua y emitir los recibos correspondientes. . Supervisa las labores de técnicos que ingresen al edificio (Telmex, telefónica, cable mágico, etc.).
• Verifica el buen funcionamiento de las bombas de agua, sumidero, contra incendio.
El puesto es exclusivamente de atención tanto a residentes como visitantes, es el responsable de canalizar toda la información de los propietarios y residentes a la administración y Junta Directiva.
Subordinado: Operarios de Limpieza
• Deberá de estar correctamente uniformado.
• Revisar libro de ocurrencias del turno anterior.
• Responsable de la limpieza de su área.
• Responsable de la limpieza del Lobby, requiriendo el servicio del personal de limpieza cuantas veces sea necesario.
• Encargado de recepcionar y repartir toda la documentación dirigida a los propietarios y a la unidad.
• Supervisión de la unidad. Verificará los extintores y las mangueras contra incendio de su torre.
• Asignación de trabajos especiales al personal de limpieza previa coordinación con administración.
• Verifica y supervisa labores del personal externo.
• Atención a residentes y visitantes.
• Coordina el ingreso de visitantes (familiares, invitados, técnicos, etc.).
• Responsable de recordar pagos por cuentas de mantenimiento y agua a los residentes.
• Responsable de elaborar la hoja de liquidación de pagos de mantenimiento anotando correctamente los datos en ella.
• Coordina con el personal de limpieza para ayudar a propietarios.
• Verificar los trabajos realizados por el personal de limpieza durante el día.
• Revisar el conecto funcionamiento de las luminarias.
• Coordinar con el personal de seguridad el ingreso de residentes por las cocheras posteriores.
• Llenar el cuaderno de ocurrencias durante el día.
• Comunicar oportunamente cualquier desperfecto de los equipos a la administración.
• Comunicar telefónicamente a la administración las tardanzas o faltas del personal en su tumo.
• Retirarse una vez entregado el tumo al recepcionista entrante anotando la hora de salida y el ingreso del relevo.
• El puesto de recepcionista es un trabajo de relevo por lo que no existe ninguna circunstancia por la cual se deba retirar hasta que no llegue su relevo.
Subordinado: Operarios de Limpieza
• Llegar antes de la hora de entrada. .
• Deberá de estar correctamente uniformado.
• Revisar libro de ocurrencias del turno anterior.
• Encargado de recepcionar y repartir toda la documentación dirigida a los propietarios y a la unidad.
• Supervisión de la unidad, Verificará los extintores y las mangueras contra incendio de su torre
• Asignación de trabajos especiales previa coordinación con administración.
• Atención a residentes y visitantes.
• Verifica y supervisa labores del personal externo.
• Mantiene constante comunicación con el vigilante.
• Coordina el ingreso de visitantes (familiares, invitados, técnicos, etc).
• Responsable de recordar pagos por cuentas de mantenimiento y agua a los residentes.
• Revisar el funcionamiento de las luminarias.
• Coordinar con el personal de seguridad el ingreso de residentes por las cocheras posteriores.
• Llenar el cuaderno de ocurrencias al final del turno.
• Retirarse una vez entregado el tumo al recepcionista entrante
Puesto: PERSONAL DE LIMPIEZA
Objetivo:
Está trabajador tiene la responsabilidad de la limpieza de la unidad y del mantenimiento preventivo simple de acuerdo al Check List de limpieza establecido.
Funciones:
• Deberá de presentarse a trabajar puntualmente
• Llevará el uniforme correctamente y limpio
• Saludará cortésmente a los residentes y visitantes de la unidad
• Deberá de trabajar de acuerdo al Check List de limpieza y al Cronograma de Mantenimiento Preventivo.
• En caso de no poder realizar algún trabajo establecido en el check List o Cronograma de mantenimiento deberá de comunicarlo oportunamente al recepcionista a cargo del edificio.
• Coordinará con el recepcionista los trabajos especiales que se presenten
• Podrá ayudar a los residentes de manera temporal solo con la autorización del recepcionista en ocasiones muy puntuales
• Deberá tomar su refrigerio de 45 minutos a la hora establecida en el Check List 12.00 del día.
• Deberá reemplazar al Recepcionista durante el refrigerio de este de 1:00 pm a 1:45 pm
• Deberá de informar oportunamente los faltantes de insumos a la administración realizando los pedidos para el mes completo haciendo uso de una nota de pedido con cargo.
• Deberá llevar un registro detallado del uso dado a los insumos de limpieza en un cuaderno.
• Deberá hacer uso adecuado de los insumos de limpieza, siguiendo las recomendaciones del Proveedor.
• Deberá regar los jardines los días Lunes, Miércoles y Viernes en las tardes, las jardineras se deben de regar dos veces a la semana (Martes y Viernes)
• Deberá limpiar la rampa de acceso diariamente.
• Deberá de baldear los sótanos mínimo una vez cada quince días.
Puesto: Personal de Seguridad
Objetivo:
El personal de vigilancia externa tiene como objetivo primordial velar por la seguridad externa del edificio y sus residentes.
Funciones:
• Controlar el ingreso y salida de las personas.
• Responsable de restringir el ingreso de personas ajenas a la unidad.
• Responsable de identificar a cada residente y propietario.
• Controlar el ingreso y salida de bienes, sean de los residentes o de la unidad
• Debe llevar un registro de todos los ingresos a la unidad desde trabajadores, técnicos, obreros, invitados, de ser necesario verificar con el residente su conformidad.
• Realizar sus labores en coordinación con la administración.
• El vigilante trabaja en el exterior de la unidad, solo ingresa por motivos de fuerza mayor.
• Deberá asegurarse que todos los ingresos (puertas principales, puertas levadizas) del edificio estén debidamente cerrados en todo momento.
• Deberá de acudir a solicitud del recepcionista a supervisar el ingreso o salida de cualquier propietario en las cocheras posteriores.
• Deberá de rondar constantemente el perímetro del edificio.
• Verificará el ingreso y salida del personal registrando la hora de ingreso.
Puesto: Jardinero
Objetivo:
Mantener en perfecto estado las áreas verdes del edificio.
Funciones:
• Responsable del mantenimiento de las áreas verdes de la unidad dos veces al mes.
• Encargado de regar las plantas de las jardineras del primer piso y el grass block del estacionamiento exterior.
• Deberá de cortar el césped, podar, deshojar y limpiar las jardineras.
• Abonará y fumigará las plantas cuando sea necesario.
• Cambiará o reemplazará las plantas en mal estado
— Posteado el 21 agosto, 2013 a la 3:03 por administrador
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